Die Stiftung EVZ möchte mehrere Dienstleister:innen mit der Übersetzung von Publikationen, Webseitentexten, Verwaltungstexten und anderen stiftungsrelevanten Dokumenten beauftragen (Rahmenvertrag).
Übersetzung von Publikationen, internen und externen Projektergebnissen (Manuals, Guides, Interviews, Workshops usw.), Tagungsdokumentationen, Tätigkeitsbericht, Verwaltungstexten (Verträge, förderrelevante Texte, Vertragsbedingungen usw.), öffentlichkeitsrelevanten Texten (Webseite, Lernplattform, Social Media, Pressemitteilungen usw.), Ausschreibungen, Video- und Audiobeiträgen, E-Learning-Kursen und anderen arbeitsrelevanten Texten und Formaten mit unterschiedlichen Komplexitätsgraden. Details entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung. Die ausgeschriebenen Leistungen sollen ab dem 17.10.2024 für die Dauer von zwei Jahren erbracht werden.
Ausgeschrieben werden drei Sprachen nach Losen:
Das Angebot bitte
Die Vergabeunterlagen stehen bis zum Ende der Angebotsfrist 10.09.2024, 12 Uhr zum Download bereit.
Etwaige Fragen können bis zum 05.09.2024, 16 Uhr an kommunikation@stiftung-evz.de gerichtet werden. Antworten werden hier veröffentlicht.
Frage: Sie schreiben in der Auftragsbekanntmachung: „… Angebot per E-Mail als passwort-geschützte PDF-Datei …“. Da das Angebot aus mehreren pdf-Dateien besteht, sollen wir diese dann in eine zip-Datei packen und diese mit Passwort verschlüsseln?
Antwort: Ja, mehrere Dateien können zu einem ZIP-Archiv zusammengefügt und mit einem Passwort verschlüsselt werden.
Frage: In der Leistungsbeschreibung steht: „Erste Aufträge können bereits in der KW 43 erteilt werden. Die Bieter, die den Zuschlag erhalten, müssen an einem Onboarding-Workshop teilnehmen.“ Wird der Onboarding-Workshop online stattfinden?
Antwort: Der Onboarding-Workshop wird online stattfinden.
Frage: Gehen wir Recht in der Annahme, dass sich der anzugebende Preis je Normzeile auf die Abrechnung in der Zielsprache bezieht? Lt. Preisblatt (Anlage 2) gibt es ja auch nicht editierbare Quelldokumente, aus denen der Umfang der Quellzeilen nicht problemlos analysierbar wäre.
Antwort: Korrekt, die Abrechnung erfolgt nach Normzeile in Zielsprache.
Frage: In welchem Verhältnis kommen editierbare vs. nicht-editierbare Quelldokumente vor? Können Sie dazu eine ungefähre prozentuale Angabe machen?
Antwort: In etwa 5-15% der Fälle gaben wir Texte in nicht editierbarer Form in den Auftrag. Diese Angaben können jedoch variieren.
Frage: Welchen Anteil haben jeweils die einzelnen Lose (1,2 und 3) am Gesamtumfang (gemessen an den von Ihnen angegebenen 95.000 Euro aus 2023)?
Antwort: Englische Sprache hat den höchsten Übersetzungsanteil mit ca. 70%, Russisch mit ca. 30 %. Ukrainisch ist eine in der Arbeit der Stiftung EVZ neu hinzugekommene Sprache, deshalb können wir dazu noch keine Angaben machen.
Frage: Anlage 3 Bieterangaben Personal: Hier müssen (im Optimalfall) pro Los mind. 2 Übersetzer angegeben werden. Jeder Übersetzer sollte optimalerweise 2 Referenzen angeben. Wo können wir dies eintragen? In der xlsx-Tabelle ist z.B. unter 2.1 nur Platz für 2 Referenzen für eine Person. Wo sollen wir die Referenzen der zweiten Person angeben/eintragen? Sollen wir die xlsx-Liste (Anlage 3) dazu kopieren?
Antwort: Zum Zwecke der besseren Bearbeitung bitten wir darum, pro Person eine Exceldatei auszufüllen. Bitte entsprechend die Datei benennen: Anlage 3_Bieterangaben Personal_Person 1 und Anlage 3_Bieterangaben Personal_Person 2.
Frage: Betrifft Feld „Ist die Person Muttersprachler:in“? Hier schreiben Sie, dass mind. eine Person Muttersprachler:in sein muss. Verstehen wir es richtig, dass es z.B. für Los 1 genügt, wenn eine der Mitarbeiter:innen Englisch als Muttersprache hat?
Antwort: Korrekt, po Los muss mind. 1 Person Muttersprachler:in sein.
Frage: Betrifft Eigenerklärung (Anlage 5) und Erklärung Mindestlohn (Anlage 6). Gehen wir Recht in der Annahme, dass eine Unterschrift in Textform nach §126b BGB ausreicht?
Antwort: Ja, das ist zutreffend. Es muss in Textform der Name derjenigen Person angegeben werden, die für die Bieterin/ den Bieter rechtsverbindlich Erklärungen abgeben darf.
Frage: Anlage 11 (AVV_Muster) ist nicht auszufüllen, richtig?
Antwort: Die Anlage 1_AVV_Muster ist ein Ansichtsexemplar und muss nicht ausgefüllt werden.
Frage: Probetext (Test am 11.09.): Verstehen wir es richtig, dass hier nur Übersetzungen vom Deutschen in die Fremdsprache zu tätigen sind?
Antwort: Korrekt, die während des Tests zu übersetzenden Texte müssen aus der deutschen Sprache in die Zielsprache übersetzt werden.
Frage: Verstehen wir es richtig, dass Dokumente, die losunabhängig sind, nur 1x ausgefüllt und hochgeladen werden müssen, darunter z.B. auch das Deckblatt, Anlage 2, Anlage 2a etc.?
Antwort: Das ist korrekt.
Frage: ich würde gerne an der Ausschreibung teilnehmen, habe jedoch noch nie, geschweige denn in den letzten fünf Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt. Die von mir übersetzten Verwaltungstexte öffentlicher Auftraggeber sind überwiegend juristischer Natur wie die Klagen, Anklageschriften u. ä. Würde es nun als die erforderliche Erfahrung zählen?
Antwort: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach den definierten Bewertungskriterien – Preis, Erfahrung, Kurzfristigkeitskonzept und Arbeitsproben (Test). Wenn ein Bieter z.B. in der Anlage 3 keine Referenzen für Übersetzer:innen in einem der definierten Bereiche (Verwaltung, Fachtexte, PR-Texte) vorlegen kann, dann werden entsprechend keine Punkte erteilt. Der Zuschlag wird denjenigen Dienstleister:innen erteilt, die die höchste Punktzahl erreichen.
Frage: Zu Anlage 3_Bieterangaben Personal.xlsx: Besteht auch die Möglichkeit für jeden Übersetzer einen extra Reiter in die existierende Exceldatei einzufügen und diesen Reiter entsprechend zu benennen?
Antwort: Zum Zwecke der besseren Bearbeitung bitten wir darum, pro Person eine Exceldatei auszufüllen. Bitte entsprechend die Datei benennen: Anlage 3_Bieterangaben Personal_Person 1 und Anlage 3_Bieterangaben Personal_Person 2.
Frage: Zu den Probeübersetzungen DE2EN, DE2RU und DE2UA: Können Sie etwas zu den dort anstehenden Themen/Inhalten, Textmengen und Formaten (Eingangs- und Ausgangsformat) sagen?
Antwort: Wie in der Anlage 4 erläutert, beinhaltet der Test drei Kategorien: Verwaltungstext (Vertrag, Bewilligungsbedingungen o.ä.), Fachtext (Publikation, Dossier o.ä.) und öffentlichkeitsrelevanter Text (Pressemitteilung, Interview o.ä.). Die Ausgangstexte können formatiert oder unformatiert sein und in Formaten Word oder PDF kommen. Die Zieltexte sollen ausschließlich in Textform im Word-Format übermittelt werden.
Der Umfang der Probeübersetzungen pro Kategorie wird unterschiedlich sein. Es ist davon auszugehen, dass die Ausgangstexte der Kategorie 2 „Fachtexte“ höheren Umfang aufweisen (ca. 6.000 bis 8.000 Zeichen mit Leerzeichen) als die „Öffentlichkeitsrelevanten Texte“ der Kategorie 3 (ca. 2.000 – 4.000 Zeichen mit Leerzeichen) und Verwaltungstexte der Kategorie 1 (ca. 2.000 – 4.000 Zeichen).
Frage: Könnten die aktuellen Glossare der Stiftung schon für die Bearbeitung der Proben mitgeliefert werden?
Antwort: Für die Probetexte stellen wir kein Glossar zur Verfügung.
Frage: Würde eher UK- oder US-Englisch präferiert?
Antwort: Die Stiftung EVZ arbeitet mit US-Englisch.
Frage: Da es sich bei den Probetexten für die öffentliche Ausschreibung um eine Gesamtmenge von 546 bis 873 Normzeilen (3 x 182 bis 291 NZ á 55 Anschläge inkl. Lz) handelt: Würden die Kosten dafür von Ihnen übernommen?
Antwort: Für die Arbeitsproben übernehmen wir leider keine Kosten.
Frage: Wir bitten um Auskunft, ob freiberufliche Übersetzer im Rahmen dieser Ausschreibung als Dritte zu verstehen sind und daher als Unterauftragnehmer angegeben werden müssen.
Antwort: Als Unterauftragnehmer wird ein Dritter bezeichnet, der in einem direkten vertraglichen Verhältnis zum Auftragnehmer steht und für diesen Teile der zu vergebenden Leistung erbringt, ohne dabei selbst in einem unmittelbaren vertraglichen Verhältnis zum Auftraggeber zu stehen. Dies kann auf einen freiberuflichen Übersetzer zutreffen, wenn zwischen dem Übersetzer und dem Auftragnehmer ein entsprechendes vertragliches Verhältnis besteht. Sofern ein Bieter beabsichtigt, Teile des ausgeschriebenen Auftrags des Stiftung EVZ im Wege eines solchen Vertragsverhältnisses durch einen freiberuflichen Übersetzer erledigen zu lassen, sind dazu die in Ziff. 10 der Auftragsbekanntmachung geforderten Angaben in der Eigenerklärung (Anlage 5) zu machen.
Frage: Diese Frage bezieht sich auf die in Anhang 3 auszufüllenden Referenzen und Erfahrungen. Die meisten Übersetzer haben mit ihren Kunden Vertraulichkeitsvereinbarungen unterzeichnet, die es ihnen verbieten, Details preiszugeben. Was ist in diesem Fall zu tun?
Antwort: Es hängt davon ab, ob die Vertraulichkeitsvereinbarungen über die Nennung des Auftraggebers oder des Auftrags samt Inhalt besteht. Dies muss von Bieter:innen geprüft werden. Wenn Bieter:in keine Nennung machen darf und der/die Beiter:in keine angaben macht, können entsprechend keine Bewertungspunkte vergeben werden.
Frage: Ich bitte außerdem um Auskunft zu folgendem Sachstand: Eine unserer Übersetzerinnen hat uns mitgeteilt, dass sie auch von einem anderen Dienstleister die Anfrage erhalten hat. Wie ist mit der Situation umzugehen, insbesondere im Hinblick auf die geplante Probe-Übersetzung?
Antwort: Aus Sicht der Stiftung EVZ stellt sich dieser Sachverhalt für das Vergabeverfahren erst einmal nicht als problematisch dar. Es ist grundsätzlich Sache der Bieter, ob und mit welchen Unterauftragnehmern sie zusammenarbeiten wollen. Gemäß Ziff. 10 der Auftragsbekanntmachung müssen die Bieter allerdings die dort genannten Angaben zu Unteraufträgen machen. Es ist nicht ausgeschlossen, dass zwei verschiedene Bieter mit demselben Unterauftragnehmer zusammenarbeiten wollen. Insofern ist auch nicht ausgeschlossen, dass die Probe-Übersetzung für zwei verschiedene Bieter von demselben Unterauftragnehmer angefertigt wird. Zu beachten ist allerdings, dass vermittelt durch den Unterauftragnehmer selbstverständlich keine wettbewerbswidrigen Absprachen zwischen den Bietern getroffen werden dürfen. Sollten für die Zuschlagserteilung zwei Bieter in die engere Wahl kommen, die denselben Unterauftragnehmer benannt haben, kann die Stiftung EVZ gemäß § 26 Abs. 1 Satz 2 UVgO von den Bietern den Nachweis verlangen, dass ihnen die erforderlichen Mittel des Unterauftragnehmers zur Verfügung stehen werden. Somit liegt es in der Verantwortung der Bieter sicherzustellen, dass bei der Zusammenarbeit mit einem Unterauftragnehmer dieser über die erforderlichen Kapazitäten verfügt, um die von der Stiftung EVZ vorgegebenen Auftragszeiten einzuhalten.
Frage: Müssen alle von Ihnen aufgeführten Probeübersetzungen pro Los abgegeben werden oder können die ausgewählten Übersetzer ggfs. nur 1 oder 2 Texte (z.B. Publikation und Pressemitteilung) übernehmen?
Hintergrund ist der, dass der Umfang für Probeübersetzungen ungewöhnlich groß ist und ein einzelner Übersetzer nicht alle drei Proben übernehmen möchten/können.
Geht es alternativ auch, dass wir pro Los z.B. 3 Übersetzer:innen aufführen und jeder von ihnen nur jeweils eine der drei Kategorien als Probe übersetzt?
Antwort: Die Angaben zu dem Umfang der Texte sind Richtwerte. Sie können davon ausgehen, dass wenn z.B. der Probetext der Kategorie 1 größer ausfällt, der Probetext der Kategorie 3 wesentlich knapper gehalten wird. Wir können Ihnen zusichern, dass wir bei allen drei Proben nicht von maximalem Umfang ausgehen werden.
Die an der Probe mitwirkenden Übersetzer:innen können die Probetexte gemeinsam übersetzen. Wir bitten zu beachten, dass bei jeder Übersetzung Vier-Augen-Prinzip gewährleistet sein muss.
Frage: Anzahl der Testeinsendungen: Wenn wir mehrere Übersetzer für ein Sprachpaar haben (z. B. 2 Übersetzer für EN>DE), muss jeder von ihnen jeweils einen Test einreichen, oder sollen die Übersetzer zusammenarbeiten, um einen einzigen Test vorzulegen?
Antwort: Bitte tragen Sie in diesem Fall alle an der Übersetzung beteiligten Personen namentlich in die Anlage 3 ein und reichen Sie nur einmal Testergebnisse ein, an denen sie gemeinsam gearbeitet haben.
Frage: Referenzschreiben für Übersetzer: Einige unserer Übersetzer sind entweder Angestellte oder Freiberufler, die für uns Projekte in den entsprechenden Fachgebieten durchgeführt haben. Wie sollen wir ihre Erfahrung nachweisen? Wäre es akzeptabel, Referenzschreiben unter dem Namen unserer Agentur einzureichen, da der Endkunde den Namen des Freiberuflers/Angestellten, der die Übersetzung angefertigt hat, nicht kennt?
Antwort: Für die Einreichung des Angebotes fordern wir keine Referenzschreiben, sondern lediglich die Nennung der bisherigen Erfahrungen der Übersetzer:innen in relevanten Fachgebieten unter Angaben der Leistungsart (z.B. Übersetzung einer Publikation zum Thema xy), des Auftraggebers (z.B. Wissenschaftsverlag xy), Zeitraum und Zieltext (Webseite, Ausschnitt aus einem Magazin, Rohübersetzung als Link, Foto, PDF usw).
Frage: Muttersprachler-Anforderung: In Anhang 3 ist festgelegt, dass mindestens ein Übersetzer Muttersprachler der Zielsprache sein muss. Bedeutet dies für Los 1, das sowohl EN>DE als auch DE>EN umfasst, dass wir einen deutschen und einen englischen Muttersprachler anführen müssen?
Antwort: Diese Anforderung richtet sich an die Zielsprache des Loses. Ist die Zielsprache Ukrainisch, muss mindestens ein:e Übersetzer:in Ukrainisch als Muttersprache beherrschen.
Frage: Sehr geehrte Damen und Herren, gibt es einen möglichen Ausweichtermin für den 11.9.2024? Leider sind 2 unserer bietenden Übersetzer im September durch Urlaub verhindert.
Antwort: Aus Gründen der Gleichbehandlung aller Bieter:innen können wir keinen Ausweichtermin anbieten. An der Erstellung der Probetexte im Rahmen des Texts müssen die in Anlage 3 genannten Übersetzer:innen mitgewirkt haben.