Die Stiftung EVZ sucht eine Agentur für die Planung und Durchführung einer öffentlichkeitswirksamen, multimedialen Kommunikationskampagne, welche die Aktivitäten des Projektes #ThisMayWeRemember begleitet.

Öffentliche Ausschreibung für Kampagne

Art und Umfang der Leistung:

Konzeption und Durchführung einer bundesweiten Medienkampagne,  welche über analoge und digitale Kommunikationskanäle läuft. Öffentlichkeitswirksame Beiträge mit einem hohen Wiedererkennungswert sollen das Projekt in den sozialen Medien – auf ein bis zwei Plattformen – und mit Plakaten oder digitalen Anzeigenschaltungen in Berlin und sechs weiteren Städten begleiten. In die Kampagne sollen Bildungsinhalte zu NS-Unrecht sowie Umfrageergebnisse einer eigens erhobenen Studie einfließen.

Ablauf des Vergabeverfahrens:

Das Angebot bitte

  • in deutscher Sprache;
  • von einer zur Angebotsabgabe berechtigten Person unterschrieben;
  • als passwortgeschützte PDF-Datei senden an: VergabeOeA@stiftung-evz.de.
  • Eine zweite E-Mail nur mit dem Passwort bitte an: senden.
  • Bitte beachten Sie, dass eine Ideenskizze von ca. 3 DIN A4 Seiten in das Angebot inkludiert ist.

Die Vergabeunterlagen stehen bis zum Ende der Angebotsfrist 30.10.2024, 12 Uhr zum Download bereit.
Etwaige Fragen können bis zum 25.10.2024, 16 Uhr an ba2025@stiftung-evz.de gerichtet werden. Antworten werden hier veröffentlicht.

Fragen und Antworten

Frage: In der Leistungsbeschreibung wird die Erstellung von mehreren Videobeiträgen (Länge je ca. 1 Minute) genannt. Umfasst die Leistung auch das Drehen von Content (Shootings, Interviews etc.) oder werden die Inhalte von der Stiftung bereitgestellt? Können Sie sagen, um wie viele Videos es sich ungefähr handeln wird? Ohne Angabe ist eine realistische Preiskalkulation sehr schwierig.
Antwort: Wir sehen Videoformate (Reels) als Ergänzung zu Post mit Bild und Text. Daher geben wir keine Anzahl vor. Die Länge kann deutlich kürzer sein als eine Minute (das ist die maximale Länge) und es müssen keine Realvideos sein, sondern können beispielsweise auch animierte Versionen der Fragen/ Antworten oder Grafiken darstellen. 

Frage: Soll das Absetzen der Posts von der Agentur übernommen werden oder übernimmt das das Stiftungsteam?
Antwort: Das Absetzen der Post übernimmt die Stiftung EVZ.

Frage: Hier sind ausschließlich Konzept und Beratung angefragt - die Umsetzung des Community Managements übernimmt das Stiftungsteam selbst, richtig?
Antwort: Ja. Die Stiftung EVZ bittet darum, das bestehende Community-Management-Konzept anzupassend und übernimmt dann selbst die Umsetzung. 

Frage: Mediabudget (Social Media und OHH) ist im Angebot nicht einzubeziehen, korrekt? Können Sie eine Angabe machen, wieviel Mediabudget zu Verfügung steht?
Antwort: Wir streben an, Partnerschaften für unentgeltliche Maßnahmen mit den entsprechenden Unternehmen einzugehen. Sollte dieses Vorhaben nicht oder nur teilweise erfolgreich sein, bitten wir um das Einholen von Angeboten. 

Frage: Kann die etwa 3-seitige Ideenskizze im Querformat abgegeben werden?
Antwort: Ja.

Frage: Kann die Ideenskizze durch verlinkte Bewegtbild-Inhalte ergänzt werden? (die Bewegtbild-Inhalte können auf einer anderen Plattform angesehen werden)
Antwort: Um die Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten, müssen die Ideenskizzen im gleichen Format abgegeben werden. Daher sind die Inhalte bitte auf die 3 Seiten zu beschränken. 

Frage: Welche spezifischen Themenbereiche werden in den Umfragen abgedeckt?
Antwort: Die Fragen orientieren sich an den Themen der bisherigen MEMO Studien. Weitere Themenbereiche sind dabei unter anderem das Interesse an und die Auseinandersetzung mit der Zeit des NS, historische Kontinuitäten und Einstellungen zu Erinnerungskultur.

Frage: Wird die Umfrage durch Meinungsforschungsinstitute und/oder anhand von Straßen-Interviews durchgeführt?
Antwort: Die Umfrage wird durch ein Meinungsforschungsinstitut in einem online Format durchgeführt. 

Frage: Werden bestimmte Gruppen (demographisch/geografisch) besonders berücksichtig?
Antwort: Nein, die Umfrage wird randomisiert durchgeführt.

Frage: In welchen konkreten Städten wird die Studie durchgeführt?
Antwort: Die Umfrage wird deutschlandweit durchgeführt. Eine Auswertung ist nach Bundesländern und Größe des Wohnorts möglich.

Frage: Gibt es Prioritäten innerhalb der breiten Zielgruppe (16-99 Jahre), sprich soll/kann der Fokus z.B. auf eher jüngere Zielgruppen gelegt werden?
Antwort: Bei der Kampagne in den sozialen Medien ist es sinnvoll, die Inhalte an die entsprechende Demographie der Plattform anzupassen.

Frage: Gibt es Daten zur aktuellen Zusammensetzung der Followerschaft in den SoMe-Kanälen?
Antwort: Ja, diese werden der ausgewählten Agentur zur Verfügung gestellt werden.

Frage: Soll die Produktion der analogen Begleitmaterialien wie Sticker und Postkarten und/oder die Abstimmungen mit Dienstleistern im Angebotspreis kalkuliert werden oder bezieht sich die Leistung nur auf die grafische Konzeption und Umsetzung?
Antwort: Die Leistung bezieht sich nur auf die grafische Konzeption und Umsetzung. Es wird im Rahmen der anderen Module, zum Beispiel der Townhall-Tour, noch weitere Begleitmaterialien wie Flyer, Programm etc. geben, bei denen sich Synergien in der Grafik ergeben. Produktion und Druckkosten müssen im Angebot nicht berücksichtigt werden. 

Frage: Den Umfang der Ideenskizze benennen Sie mit circa drei A4-Seiten. In welchem Umfang darf die Einreichung zur Wahrung der Vergleichbarkeit diesen Umfang überschreiten?
Antwort: Die Ideenskizze sollte den Umfang von drei Seiten nicht maßgeblich überschreiten. Wir wollen damit auch den Arbeitsaufwand geringhalten. 

Frage: Die Referenzliste zur Prüfung der Eignung wie auch die Liste für Arbeitsproben weisen die gleichen Themenbereiche auf. Inwieweit dürfen oder sollen sogar Referenzen und Arbeitsproben Überschneidungen aufweisen? Ist die Zahl der Referenzen in der Liste auf eine Referenz pro Themenbereich begrenzt oder erwarten Sie eine höhere Anzahl an Referenzen?
Antwort: Als Arbeitsproben können auch solche Leistungen benannt werden, die als Nachweis der Eignung in der Referenzliste benannt wurden, sofern an der Leistungserbringung das für die hiesige Auftragsausführung vorgesehene Personal mitgewirkt hat. Eine Referenz pro Themengebiet ist ausreichend.

Frage: Die Kalkulation von Grafik und Designleistungen gestaltet sich insofern schwierig, dass wir keine Anhaltspunkte über die Produktion tatsächlich notwendiger Produkte finden. Gibt es eine ungefähre Richtschnur bzw. einen erwarteten Stundenumfang, in dem diese Leistungen erfolgen sollen?
Antwort: Grafik und Designleistung umfassen die Erstellung eines grafischen Leifadens (innerhalb des CDs der Stiftung EVZ) für die Kampagne, der sich auf die verschiedenen Produkte wie Social Media Postings, Plakate oder Flyer, anwenden lässt. Ein benötigter Stundenumfang kann von unserer Seite nicht vorgegeben werden und hängt beispielsweise von den Erfahrungen des:der Bieter:in ab. 

Frage: Die Arbeitsproben sollen separat eingereicht und benannt werden, damit in Anlage 5 auf sie verwiesen werden kann. Müssen diese separaten PDF-Dateien ebenfalls passwortgeschützt sein?
Antwort: Die separaten PDF-Dateien mit Arbeitsproben müssen nicht passwortgeschützt sein. Alternativ kann auf die Arbeitsproben auch mit einem Link verwiesen werden.

Frage: Kann die "detaillierte Kostenaufgliederung“ als separate Excel-Datei eingereicht werden? Und wenn ja, muss diese ebenfalls passwortgeschützt sein?
Antwort: Die Kostenaufgliederung kann gerne als separate Excel-Datei eingereicht werden. Diese muss passwortgeschützt sein.

Frage: Es wird darum gebeten, das Angebot mit einem Passwort geschützt zu senden. Da es mehrere Dokumente gibt, die eingereicht werden, haben wir uns die Frage gestellt, ob wir Ihnen jedes Dokument jeweils einzeln mit einem Passwort geschützt, alles zusammen in einem PDF, oder eine .zip Datei senden sollen?
Antwort: Die Dokumente können in einem PDF zusammengeführt oder alternativ auch als Dateien im ZIP-Ordner gesendet werden. In jedem Fall ist es notwendig, das Dokument, bzw. die Dokumente, mit einem Passwort zu schützen. Im Falle mehrerer Dokumente kann dieses Passwort gerne überall dasselbe sein.

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